【イベント運営虎の巻】まずはここから始めよう

こんにちは! 学生向け支援プログラム『LeagueU』チームです! 今回はオフラインのイベント開催にあたって必要となる3大要素「場所」、「人」、「モノ」についてご紹介したいと思います。

その1:イベントを開催する「場所」を探そう

イベントを開催するには、場所、つまり会場が必要になります。学校の講義室、インターネットカフェ、レンタルスペースなど、イベントの内容にあわせて会場を探しましょう。


候補1:学校の講義室

学校の講義室の利用は、基本的に費用がかかりません利用に際しては、学校側と交渉をする必要があります。サークルの顧問の先生に、まずはどんなイベントを開催したいのか相談してみるのがいいでしょう(顧問の先生がいない場合は、親しい先生や庶務課に相談してみましょう!)。一度、信頼関係を築けば、次回からも快く利用させてくれると思います。注意点として、学内のインターネット環境から、リーグ・オブ・レジェンドのサーバーや配信サービス、ボイスチャットサービスのサーバーに接続できない場合もあるので、事前の確認は必ず行いましょう。


候補2:インターネットカフェ

リーグ・オブ・レジェンドの対戦会を開催したい方は、インターネットカフェを利用してみてはどうでしょう。インターネットフェはPC設備に関しての心配が不要なので、初めてのイベント開催にはもってこいです。店舗によっては、貸し切りのサービスも行っているので、内容・予算とあわせて検討してみましょう。事前にリーグ・オブ・レジェンドのインストールされたPCがあるかどうか確認しておくと、その場でインストールする手間が省けます。また、過去にネットワークゲームを実施したことがあるかどうかも確認しておくといいでしょう。


候補3:レンタルスペース

貸し会議室などのレンタルスペースを利用するメリットは、さまざまなイベントの内容に対応できることにあります。「交流会をやって、トーナメント・配信もやって……イベント後のアフターパーティーもケータリングを手配して同じ会場で……」そんな内容盛りだくさんのイベントも実施可能です。レンタルスペースの利用料金は、会場規模、設備、アクセス、利用する時間帯によって大きく変わります。基本的に本予約後はキャンセル料が発生するため、利用する時間が決まったら、まずは仮予約を入れるのがお勧めです。

Tips「会場のインフラは必ず確認を!」

「PCを起動したらブレーカーが落ちてしまった……」、「インターネットにつながらない……」など、イベントにトラブルはつきものですが、そのほとんどは事前に確認(電源容量を聞く、接続確認をさせてもらう)することで回避可能です。LeagueUチームでは、そういった相談も受け付けていますので、気軽にご連絡ください。

その2:イベントを運営する「人」を集めよう

イベントを運営するにはスタッフが必要になります。いくつか例を挙げて、どんなスタッフが必要になるか確認してみましょう。もし、スタッフが足りないようであれば、参加者に協力をお願いしてみてもよいかもしれません。


・進行スタッフ

イベント全体の進行を行います。進行役は、小規模なイベントであれば主催者が行ってもよいですが、大中規模のイベントの場合には、主催者以外の方が行うことをオススメします。主催者は臨時のトラブルに対応できるようにしておきましょう。


・受付、誘導スタッフ

会場の入り口で、サモナーネームなどイベントの登録情報を確認して受付を行い、席まで誘導します。受付で金銭のやりとりが発生する場合は、信頼のおけるスタッフに担当してもらうことを強くオススメします。


・配信スタッフ

ゲームや会場の様子を外に伝えるには配信をしてみましょう。会場の様子を配信したければ、Webカメラやキャプチャーユニットなどの機材が必要になってくるので、普段配信をしている知り合いがいれば、まずは相談してみましょう。

どうやって配信したらいいのかわからない、ここのやり方に困っている、などあればLeagueUチームにご相談ください!


・遊軍スタッフ

大規模なイベントになれば、スタッフの人数がかつかつだとトラブルが発生した場合に適切な対処ができない可能性があります。担当を終えたスタッフと交代しながら、参加者とリーグ・オブ・レジェンドを遊ぶ、といった形もとれるので、決まった担当を持たないフリーのスタッフを1名決めておきましょう。

Tips「スタッフも楽しいイベントはいいイベントです!」

イベントを開催するときに忘れてはいけないことがあります。それは、参加者もスタッフも、みんなで楽しむことです。スタッフが楽しそうに運営しているイベントの雰囲気は、参加者にも伝わります。スタッフも一緒に楽しみながらイベントを運営しましょう!

その3:イベントに必要な「モノ」を準備しよう

イベントに必要な機材(PC・周辺機器・モニター・ケーブル類など)を準備しましょう。必要な機材をリストアップし、抜け漏れがないかチェックしながら、機材の手配や管理をするとよいでしょう。

LeagueUチームでは、上記のような機材のレンタルを無償で行っています。他にも、必要なものがあればご相談ください。大会の規模に応じて、賞品などを提供できることもあります。

サポートが必要な方は、イベント登録の際に「LeagueUからのイベントサポートをご希望ですか?」の項目で「はい」にチェックを入れれば、LeagueUチームに連絡が届きます。

Tips「万が一の時に備えて……」

イベントの当日に、「配信用のWebカメラを忘れてしまった! でも、せっかくのイベントだから配信はしたい……」というようなトラブルがあるかもしれないので、事前に会場近くの家電量販店を探しておくと便利です。あまり高額なものでなければ、当日買いにいってしまう方が結果的にイベントをスムーズに進行できてよかった、というケースもあります。

イベントの開催はいろいろと考えることが多く、最初はうまくいかないこともあると思いますが、困ったことがあればLeagueUチームに連絡を! あなたの「リーグ・オブ・レジェンドでつながるキャンパスライフ」を全力で応援します!

LeagueU公式サイト
https://leagueu.jp.leagueoflegends.com/


2 months ago